Anlamsız Bir Toplantıdan Kaçınmanın 4 Yolu

“İlk toplantı.” Buna aslında uzun süreli bir ilişkinin başlangıcı gözüyle baksanız iyi olur.

İlk toplantı, aslında size tek seferlik verilen bir şans; geri dönüşü de yok. İlk toplantının raylardan çıkması için pek çok sebep var; uyuşmayan beklentilerden tutun da, kişilik çatışmalarına ve rahatsızlık verici sessizliklere kadar. Ancak ilk toplantının her bir açısının dönüp dolaşıp buluştuğu tek bir ortak nokta var: Bağlantı kurmak.

Organizasyon türü ne olursa olsun, başarıya ulaşmak için gereken anahtar element, net bir şekilde tanımlanmış misyon ve vizyon çerçevesinde, şeffaflığa dayalı ve sürekli iletişim içerisinde olan katılımcı çalışma. Bununla birlikte ilk toplantıların amacı da, bu katılımcı ilişkinin temellerini oluşturmak. Eski ABD başkanı Theodore Roosevelt, şöyle özlü bir söz söylemiş: “İnsanlar, bildiğiniz şeye ne kadar ilgi duyduğunuzu anlamadan, bir şey hakkında ne kadar bilgi sahibi olduğunuzla ilgilenmezler.” Kısa vadeli kazanımlar ile günü geçiştirmek yerine otantik ikili bir ilişki kurmaya odaklanın. Bu felsefeyi benimserseniz, her “ilk toplantınız” kusursuz bir uzun vadeli ilişkiye dönüşür.

Beklentilerini belirleyin.

Güçlü bir profesyonel ilişki, her katılımcının aynı sayfada olmasını gerektirir. Toplantıya gelen bir kişinin, toplantı sonrası net bir karara varılacağını düşünürken, bir başka kişinin bunun sıradan bir toplanma olduğunu düşünmesinden daha kötü bir şey olamaz. Toplantının amacını net bir şekilde paylaştığınıza ve katılacak olan kişilerin her birine toplantıyı haber verdiğinize emin olun. Tartışmanızı da bu objektifler çerçevesinde yürütün.

Gizli önyargıların farkında olun.

Kendinizin farkında olmak ve kuvvetli sezgiler ile hareket etmek, size ipleri ele almanızda kolaylık sağlayacaktır. Bir toplantıya giderken önyargılarınızı bir kenara bırakın ve ne ile karşılaşacağınız hakkındaki beklentilerinizi unutun. Açık bir görüş ve pozitif bir tutum sergileyerek, pozitif çözümler oluşturmaya odaklanın. Bununla birlikte odayı da gözlemleyin ve insanların tepkilerine, sorularına ve vücut dillerine dikkat edin.

Tonunuzu belirleyin.

Sahici olun ve samimi, katılımcı bir ortaklık kurmayı amaçladığınızı gösterin. Profesyonel hayatta bile ilişkiler kişiseldir, bu nedenle kendinizden bir parça paylaşmak ve başkalarına da ilgi göstermek, aradaki duvarları kırmaya ve güven oluşturmaya yardımcı olur.

Temel kurallar belirleyin.

Bir toplantı öncesi beklentileri belirlediğiniz gibi, katılımcılar ile birlikte nasıl çalışacağınız ile ilgili belli başlı kurallar ve yöntemler de belirlemelisiniz.

Çoğu zaman insanlar, bir toplantının başarısını ya da başarısızlığını, odadan çıkan karara göre belirler. Ancak bunun kadar önemli bir şey daha vardır; o da, güven oluşturmak, bağlantı kurmak ve gelecek ortaklıklara yönelik belirleyeceğiniz temel kuralları oluşturmak konusundaki ilerlemeniz. İlk toplantınıza, bir ‘etkinlikten’ veya ‘işlemden’ çok, uzun vadeli bir ilişkinin başlangıcı gözüyle bakarsanız, tüm hedeflerinize çok daha kolay ulaşabilirsiniz.

Etiketler