Biliyoruz ki zamanını iyi yöneten insanlar diğer insanlara göre çok daha fazla iş yapıyor. Bu kişiler, büyük sorumluluklar gerektiren karmaşık işler yapmalarına rağmen şaşmaz bir biçimde yüksek performansla çalışabiliyor. Bu kişiler, iş hayatında yükselirken ailelerine, sevdiklerine veya kişisel hobilerine vakit ayırabilen yıldızlar.
Nasıl oluyor da bazı insanlar aynı zaman zarfı içinde daha fazla iş yapabiliyor? Verimliliğinizi artırmak için neler yapabilirsiniz? Verimli insanlar sizden daha iyi değiller, sadece zamanlarını nasıl geçirecekleri hakkında daha iyi tercihler yapıyor ve akıllıca kararlar veriyorlar.
İşte zamanı verimli yönetmek için 5 yol:
Önemli olan şeylere odaklanmak
Verimli insanlar için hem iş hem de kişisel hayatlarındaki öncelikler açıktır. Günümüzün iş dünyası herkes için fazlasıyla yoğun. Günümüzde hızlı değişim artık bir kural. Zaman bulamamak neredeyse herkes için olağan. Verimli insanlar her şeyi yapmaya ve hatta nicelik olarak çok şey yapmaya çalışmazlar. Bunun yerine zamanlarının niteliğine, neyin en fazla etki yapacağına odaklanırlar.
Zamanınızı verimli kullanmak için yapmanız gereken şeyler listenizde profesyonel ve kişisel hedeflerinizi merkeze koyarak önceliklerinizi belirlemelisiniz. Örneğin, işsizliğin çok yüksek olduğu bu zamanlarda işteki performansınızı yüksek tutmaya odaklanmak isteyebilirsiniz. Veya bir terfi istiyorsanız önceliklerinizi yöneticinizin önceliklerine uygun olarak belirleyebilirsiniz.
Çevreniz dikkatinizi dağıtsa da konsantrasyonunuzu bozmayın
Önemli olan şeyleri belirledikten sonra zamanınızı bunlara harcamalısınız. Verimli insanlar çevrelerindeki dikkat dağıtıcı etmenlere rağmen konsantrasyonlarını bozmazlar. İşyerinde dikkat dağıtıcı pek çok şey vardır: toplantılar, çalışma arkadaşlarının işleri bölmesi, yeni projeler ve görevler… Dikkatinizi dağıtacak daha az şey çıkacağını ummaktansa konsantrasyonunuzu sağlamak ve “hayır” diyebilmek için kendinizi eğitmek daha gerçekçidir. Örneğin, hem kendinize hem de diğerlerine dikkatinizin dağılmaması gerektiği mesajını vermek için çalışma ortamınızı değiştirebilirsiniz (evde bu aynı odanın içinde farklı bir yere geçmekle bile sağlanabilir).
İşler ters gittiğinde rotanızı değiştirin
En iyi düşünülmüş planlar bile kötü ilerleyebilir; örneğin sizi belirlediğiniz önceliklere uygun hareket etmekten alıkoyacak acil bir iş çıkabilir. Ancak verimli bir insan yeni çıkan görevlere yetişmek için günün veya haftanın geri kalanını altüst etmektense bir ara verip geri kalan zamanı önceliklerine göre yeniden düzenler. Öncelikli işler için ayrılmış zaman dilimi başka bir zamana aktarılır, angarya işler ertelenir.
İşlerin takibini sağlayabilmek adına öncelikleriniz için görünür ölçütler belirleyin, böylece işin neresinde olduğunuzu ve plana uygun ilerleyebilmek için neler yapmanız gerektiğini görmüş olursunuz.
Planlamaya zaman ayırın
Önceden yapılmış bir planı yeniden düzenlemek veya kesintiye uğrayan bir günü yeniden planlamak için ayrılan ekstra zaman bir yatırımdır. Verimli insanlar planlama yapmaya zamanlarını yatırır. Bu kişiler plan yapmak için harcayacakları zamanın nelerin ne zaman ve nasıl yapılması gerektiğini doğru bir şekilde saptamaları için gerekli olduğunu ve böylece kazançlı çıkacaklarını bilecek kadar disiplinlidirler.
Doğal yatkınlığınız elinizdeki projelere doğrudan dalmaksa işe planlama yaparak başlayın. Sürekli hale getireceğiniz bir şekilde pazar veya pazartesi günlerinde haftanızı tasarlamak için, çarşamba günü hafta ortası düzenlemeleri için ve cuma günü de haftanın nasıl geçtiğini değerlendirmek ve bir sonraki hafta için önceliklerinizi belirlemek için zaman ayırın. Son olarak, katı bir zaman çizelgesine tabi olmayan uzun vadeli planlarınızı (sosyal ağınıza yatırım yapmak, acil durum fonunu artırmak gibi) takip etmek için aylık ve üç aylık periyotlarda takviminize dönmek için kendinize bildirimler hazırlayın.
Molalarınızı planlayın ve uygulayın
Zannedilenin aksine, daha fazla iş yapmanın bir yolu daha az çalışmaktır. Verimli insanlar düzenli aralar verir, çünkü gün içinde hem kısa aralar vermek hem de daha uzun periyotlarda aralar vermek önemlidir.
Yemek arası bile vermeden çalışıyorsanız vereceğiniz araları planlamak isteyebilirsiniz. 25-50 dakikada bir kısa bir ara vermek için alarm kurun. Bu kısa arada ayağa kalkıp esnemek, bir bardak su içmek ve hatta sadece gözlerinizi kapatıp birkaç derin nefes almak bile faydalı olacaktır. Sonraki 3 ile 6 ay arasında yapacağınız tatili planlayın – bu size istekle bekleyeceğiniz bir şey sunacaktır.
Verimlilik nitelikle değil davranışla ilgilidir
Verimliliğin olduğunuz insanla değil davranış biçiminizle ilgili olduğunu hatırlamak önemlidir. Bu, verimliliğin doğuştan gelen bir yeti değil, öğrenilen bir beceri olduğu anlamına gelir. Daha önceden verimli bir insan olmasanız bile bugün akıllı adımlar atmaya, tutumunuzu değiştirmeye ve verimliliğinizi artırmaya başlayabilirsiniz.
Bu yazı Caroline Ceniza-Levine tarafından yazılmış ve DigitalTalks ekibi tarafından Türkçe’ye çevrilmiştir.