Birçoğumuzun daha fazlasını yapabilmek için neler yapmamız gerektiği (sosyal medyayı kapatmak gibi) ve neler yapmamamız gerektiği (başka bir gereksiz toplantıyı takvimimize eklemek gibi) konusunda genel bir fikri var. Üretken olmaya harcanan zamandan daha fazlasını bunun üzerine konuşmaya ayıranlar olarak, ne yapacağımızı bilmek yerine bunun için gerekli olan motivasyonun daha önemli olduğunu söyleyebiliriz. Günümüzün dijital toplumunda ve sürekli değişen çalışma ortamında (gig ekonomisi ve uzaktan çalışmanın yükselişi gibi) konsantrasyonumuzu bozmamak için verdiğimiz mücadele hayatımızın bir gerçeği.
Çalışmamızı optimize etmeye yardımcı olması için başka bir uygulama indirmek yerine, bu beklenmedik ve alışkanlık yaratan üretkenlik katilleri başta olmak üzere bizi gerçekten yavaşlatan şeylere göz atmakta fayda var. “Yapılacaklar listemizi” nasıl düzenleyeceğimizi öğrenmek istiyorsak; göz önünde bulundurmamız gereken bazı suçlular şunlar:
Çoklu İş Yapmak (Multitasking)
Çoklu iş yapmanın zararlı olduğuna işaret eden çok sayıda kanıta rağmen, bunu yapmaya devam ediyoruz. Daha fazlasını yaptığımızı hissettirdiği için, zararı yararından fazla olan bu alışkanlığı tekrar tekrar yapıyoruz.
Klinik psikolog ve yönetici performans koçu Dr. Julie Gurner, “Çoğu insan şu anda iyi hissettiren şeylere karşı inanılmaz derecede savunmasız; biyolojik anlamda zamanımızı ve dikkatimizi çalmaya çalışan bir sistem içinde çalışıyoruz.” diyor ve ekliyor: “Dijital etkileşimlerimiz karşılığında dopamin salınımı yapıyoruz ve bu sistemlere karşı aktif olarak çalışmadığımız sürece bunları tekrarlama motivasyonunu reddetmemiz zor.”
Görev Değiştirme
Çoğumuz muhtemelen iş akışımızın doğal bir parçası olduğu için, görev değiştirmenin (veya bağlam değiştirmenin) negatif etki ettiğini fark etmiyor. Sonuçta gün boyunca yapmamız gereken birden fazla görevimiz var, bu yüzden aralarında geçiş yapılmalı değil mi?
Bu sorunun cevabı hem evet hem de hayır. Bir görevden diğerine geçmek yanlış bir şey olmasa da; görevleri değiştirmek için – özellikle birinden (e-postalara yanıt vermek) diğerine (bir raporun sonlandırılması) geçerken – ayırdığımız zaman yüzünden iş akışımızda küçük bir boşluk oluyor.
“Bu sadece bir kopma durumu değil.” diye açıklıyor Gurner. “Bir süre önce sahip olduğumuz zihin yapımımızı yeni görev için yeniden yönlendirirken oluşan bilişsel bir gecikme durumu.”
Bir şey üzerine çalışmanın derinine inmemiz birkaç dakika sürüyor ve bu sorun yaratmıyor. Ancak; işler arasında geçiş yaparken veya kahvemizi tazelerken yaptığımız her görev değişikliği bu işlemi tekrarlıyor.
Bu işlem tekrarı üretkenliğimiz için büyük bir yük gibi görünmese de; gün boyunca sürekli olarak gerçekleşirse, beş dakika süren konsantrasyon süresi bir saatlik (veya daha fazla) üretkenlik kaybına neden olabiliyor.
Teknoloji Kullanımı
Cihazlarımız muazzam araçlar olabilir, ancak verimlilik seviyelerine de büyük zararlar veriyorlar. Bildirimler gibi bize yardımcı olmak için tasarlanan şeyler – özellikle mesajlar, çağrılar, hatırlatıcılar, sosyal medya bildirimleri ve daha fazlası – cihazımıza yağmur gibi yağarken hem nimet hem de bir lanet olabiliyorlar.
“Telefonlarımızı alışkanlık olarak kontrol etmek ve onlarla meşgul olmak o kadar doğal ki, çoğu insan telefonunu iş günlerinde ‘çalışmayı bozanlar listesine’ koymayı düşünmüyor bile.” diyor Gurner. “2019’da ortalama bir Amerikalı telefonunu her 10 dakikada bir kontrol etti… Bu da günde 96 defa demek ve bu sadece ortalama bir insan için; birçok insan bu sayının çok üzerinde. Bu durum alışkanlıklarımız arasında çok yaygın bir hale geldi, ancak ne kadar yıkıcı olduğunu unutuyoruz.”
Cihazlarımızı, hayatımızın bir optimizasyonu olarak görmeye alıştık (ki kesinlikle doğru olabilir), ancak verimlilik denkleminde insan tarafına bakmayı unutuyoruz.
“Teknoloji, daha kısa sürede daha fazlasını başarabilmemize yardımcı olmak için inanılmaz derecede faydalı olabilirken; öncelikle insanların en iyi şekilde nasıl çalıştıklarını anlamak bizi bu teknolojiyle aramızdaki ilişkiyi ayarlamamıza, en iyi performanslarımızı göstermek için ihtiyaç duyduğumuz şeyleri yerine getirmemize ve genel olarak en iyi sonuçları almamıza yönlendirebilir. ”diyor Dr. Gurner.
Kendi gizli üretkenlik katillerimizi tanımlamak istiyorsak, kendimize – acımasızca – dürüst olmamız ve alışkanlıklarımızın neler olduğuna bakmamız gerekiyor. Yeni bir şey (uygulama, metodoloji veya zihniyet) eklemek yerine, insanlara işleri basitleştirmenin bir yolunu aramalarını öneriyoruz. Toplumumuzun acele takıntılı kültürü, daha fazla şeyi daha hızlı yapabilmek için bize her zaman optimizasyon yapmamız gerektiğini söylüyor; ancak bazen de verimlilik, doğru şeyleri daha iyi yapmakla ilgili.
Küçük değişiklikler gerçekten çok küçük gibi gelebilir, ancak çoğu zaman en büyük etki, zamandan ettiğimiz tasarruf veya iş randımanınki çarpıcı artış olmayabilir. Birçoğumuz için daha iyi alışkanlıkların nasıl kazanılacağını öğrenmek, her zaman bir kazanç sayılabilecek azalmış stres seviyeleri için yardımcı olabilir.